Gestion de las Comunicaciones del Proyecto

Autor: Lic. Cristian Calderon Chaves

En todo proyecto es totalmente necesaria la interacción entre todas las personas,y el gerente del proyecto debe gestionar estas comunicaciones para que la información llegue de manera adecuada y con los mensajes correctos a cada uno, incluso que tipo de información le debe llegar a cada “steakholder”. Es por esto que se debe desarrollar un plan, para que se tenga un panorama claro de los flujos de información y quienes son los responsables de las mismas.

            Este documento contiene un resumen los cinco procesos para la gestión de las comunicaciones, y recomendaciones para que un gerente de proyectos, pueda realizar mas eficientemente su labor, a la hora de llevar a cabo esta labor.

            Este ensayo está limitado a las lecturas descritas en la bibliografía, fuentes consultadas, e ideas propias del autor, basados en su experiencia en el campo de proyectos, y en la gestion de las comunicaciones, por lo que puede ser tratado como un punto de partida para un desarrollo mayor del tema tratado.

El que un Gerente de proyecto tenga un buen programa de comunicación y las habilidades mínimas para comunicarse de manera adecuada, va a ayudar en gran medida a que el proyecto, sea un proyecto exitoso.  Para esto se puede comentar que exiten varios tipos de comunicación en un proyecto, el Pmbok menciona los siguientes tipos: Interna y externa, formal e Informal, vertical y horizontal, oficial y no oficial, escrita y oral, verbal y no verbal.

Al utilizar cualquier tipo de comunicación se debe veriicar que el mensaje deseado ha sido recibido de manera adecuada, para que no vayan a surjir problemas a futuro. Por lo que el gerente de proyecto debe tener entre otras habilidades las siguientes: escuchar de manera activa y eficaz, formular preguntas, sondear ideas y situacions para garantizarse la mejor comprención, adecuar al equipo a fin de que se vuleva mas eficaz, investigar para identificar y confirmar información, ser persuasivo, ser negociador, resolver conflictos, resumir, recapitular e identificar las próximas etapas.

En los procesos de gestion de las comunicaciones lo primero es identificar a los interesados,  su participación e impacto en el proyecto, expetativas, impacto e influencia. Al documentar toda esta información, podemos clasificar cada steakholder, así la frecuencia, tipo y cantidad de información que se le debe brindar a cada uno. De manera que el gerente del proyecto pueda ser mas eficiente, al no tener que brindar información que algunos no necesitan.

Se debe tener presente que todos los interesados pueden cambiar de categoría, por lo que debemos estar atentos sin alguien que pensabamos tiene poca influencia, se convierte en elguien influyente, por lo que debemos cambiar la forma de abordarlo y probablemente el tipo de información que se le está suministrando.

Como proceso dos está la planificación de las comunicaciones, como menciona Pablo Lledo, en su libro Director Profesional de Proyectos: “No deberíamos comenzar a comunicar sobre la marcha, planificar las comunicaciones en forma eficiente es ser proactivo.” Comunicar sobre la marcha puede volverse un tema dificil para el gerente del proyecto, especialmente si no sabe cuando, como, y que información debe brindarse a cada interesado. Por lo que programar desde el inicio nos da un panorama claro, y nos permite gestionar mejor nuestros esfuerzos con cada interesado.

Para planificar las comunicaciones debemos hacer un analisis de los requisitos de comunicación, a fin de detreminar las necesidasdes de cada interesado,  a fin de detreminar quien se va a comunicar con quien y que tipo de información, va a recibir.

Tambien debemos planificar que metodos vamos a utilizar para transmitir la información, reuniones, conversaciones, documentos escritos, documentos compartidos,  entre otros. Para determinar que método utilizar nos pódemos apoyar difiniedo: La urgencia de la información, la disponibilidad de  tecnología, el personal previsto, duración del proyecto y el entorno del mismo.

Los métodos de comunicación podrian clasificarse en tres tipos:

1- Comunicación interactiva: reuniones, llamadas telefonicas, videoconferenias, etc.

2- Comunicación de tipo Push (empujar): Enviar la información a receptores especificos, pueden ser correos electrónicos, cartas, faxes, etc.

3- Comunicacion del tipo Pull (Halar): Es colocar la información de manera tal que cada interesado la pueda accesar si lo desea: intranet, servidores con carpetas compartidas, etc.

En los modelos de comunicación se debe tener claro quien es el emisor, como está codificando el mensaje, por que medio lo está enviando, si existe “ruido” que pueda que pueda interferir con la comunicación, y que el receptor haya decoificado correctamente el mensaje. El gerente del proyecto debe verificar que el mensaje haya sido transmitido de manera correcta, esto lo puede realizar por medio de técnicas como el tono de voz (Paralinguistica) y las expresiones faciales (Quinesia), esto debido a que el 55% y 60% de las comunicaciones efectivas suelen ser no vervales, según lo indica Pablo Lledó.

            El tercer proceso es la distribución de la información, el cual consiste en dar a conocer a los interesados la información relevante, a tiempo y según las metodos establecidos en el plan de gestión. Se debe de informar el avance de la obra, información que afecta de manera positiva al proyecto, así como información que de no darla a conocer se ponga en riesgo el logro de los alcances del proyecto.

            La distribución eficaz de información requiere de: analisis de los ciclos de retroalimentación (emisor – receptor), una buena elección del medio para enviar el mensaje, el estilo de la redacción, técnicas para una buena gestión de reuniones, técnicas de presentación, técnicas de facilitación.

            Siempre se deben establecer reuniones con los steakholders, ya sea un proyecto pequeño o grande, por lo que Pablo Lledó nos brinda una serie de recomendaciones para que una reunión sea efectiva:

            “1 - Tener claro el objetivo de cada reunión

2 - Programar las reuniones periódicas con anticipación

3 - Distribuir los puntos de la orden del día por anticipado

4 - Establecer horario de inicio y fin, y RESPETARLO

5 - Asignar plazos a cada entregable derivado de la reunión

6 - Documentar y publicar la minuta de la reunión”

            Como cuarto proceso está el Gestionar las expectativas de los Interesados, el cual según el Pmbok “consiste en comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas a medida que presenten.”  Por lo que el gerente del proyecto debe ser un receptor activo de las expectativas y comentarios de los steakholders, para que les puede brindar atención con el tiempo necesario, y crear un ambiente de comunicación eficiente entre las partes, así como si es necesario influir en las expectativas de los interesados y aclarar los alcances del proyecto.

            Esto ayudará a aumentar las posibilidades de aceptación del proyecto y  disminuir la posibilidad de problemas futuros. Como el gerente del proyecto debe ser un negociador entre otras caractrísticas, puede que los alcances deban ser modificados generando solicitudes de cambio al mismo, o que las expectativas de los interesados puedan ser llevados a cabo en fases futuras del proyecto, o inluso en otro proyecto aparte.

            Como quinto y últimpo proceso está Informar el Desempeño, para lo cual se debío recopilar la información real del proyecto, y se puede comparar con las líneas bases del proyecto, definidos desde la programación incial. Además de los informes del estado de avance y alcance del proyecto, la utilización de los recursos, el cronograma, costos vrs presupuesto, la calidad, los riesgos, y cualquier información que se haya definido desde la programación que se debía incluir en el informe de desempeño.

Además se debe analizar que la información sea la adecuada para cada interesado, como ya se mencionó anteriormente, no todas las personas deben ni necesitan estar enterados de todos lo que sucede en el proyecto.

Al informar sobre el desempeño un Buen Gerente de proyecto, no solo informa los resultados, sino que explica por que ocurrieron las variaciones, expone sus alternativas para mejorar los puntos que no están saliendo según el programa, presenta planes de mejora para ser aprobados, esto con el fin no solo de informar, sino de retroalimentar y recibir retroalimentación de los interesados a los que les está entregando el informe.

Al gestionar adecuadamente las comunicaciones, el gerente del proyecto define desde un principio que tipo de información le debe brindar a cada interesado, con el fin de hacer mas eficiente su gestión del tiempo, que las personas no reciban información que no necesitan, ya que de recibirla podrían generar problemas sin necesidad por que no la entiendan, o por que la malinterpreten.

El poner en práctica la gestión  de comunicaciones del proyecto, asegura que las personas estén claras del alcance del proyecto, y que el entregable final sea aceptado por los interesados, ya que saben con anterioridad que esperar del mismo.

Un gerente de proyecto debe poner atención a los lenguajes no verbales de los interesados, y generar un ambiente de comunicación efectiva, para que todos se sientan cómodos al expresar sus ideas y expectativas, esto le va a asegurar en la mayoría de los casos, a interpretar correctamente a los demás, y aclararles cualquier discrepancia con anticipación, y le va a ayudar en su gestión de dirigir el proyecto, por tener una “cancha más limpia donde trabajar”.

Bibliografía:

a.      LLEDO, Pablo. (2ta Ed) (2009) Director Profesional de Proyectos: como aprobar el PMP sin morir en el intento. Victoria, BC, Canadá: el autor 2009. Capitulo 10.

b.      PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (2008). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK) (4ta Ed) Pennsylvania, USA: PMI, 2008. Capítulo 10.

c.      MUÑOZ, Fabio. Guía para la elaboración de un ensayo. Documento electrónico en formato PDF.