| Autor: Lic. Cristian Calderon Chaves |
El tema de la Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto, es parte integral de la Maestría en Administración de Proyectos, donde las personas refuerzan o desarrollan destrezas, técnicas y herramientas para adminstrar el recurso más importante de un proyecto: las personas.
Este documento contiene los cuatro procesos para la gestion de los recursos humanos, con sus principales características, descripciónes y las ayudas que se puedan utilizar para levarlo a cabo. Además se describe muy brevemente algunas de las terías mas relevantes en cuando a la motivacion de las personas, y los tipos de liderazgo, características predominantes en el gerente del proyecto.
Este ensayo está limitado al estudio basado en los libros descritos en la bibliografía, y fuentes consultadas, y no pretende ser una verdad absoluta, por el contrario es desarrollado de manera que permita aportes adicionales y complementarios, para enriquecer el tema que es objeto de estudio.
En todo proyecto, el Director de proyecto o el equipo de dirección de proyecto, deben organizar, gestionar y conducir las personas que realizan cada una de las tareas para cumplir con exito las metas establecidas. Desde un inicio se debe tener claro cuales son los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo, cuando ingresará al proyecto.
Además, como lo indica la Guía del PMBOK, se les debe brindar a las personas un espacio para que puedan participar en la toma de decisiones, ya que pueden aportar su experiencia profesional, fortaleciendo su compromiso con el proyecto.
Los procesos para la Gestión de los Recursos Humanos son:
1- Desarrollar el plan de Recusos Humanos.
2- Adquirir el equipo del proyecto.
3- Desarrollar el equipo del proecto.
4- Dirigir el equipo del proyecto.
1. Desarrollar el Plan de recursos Humanos
Se definen roles, responsabilidades, las habilidades de los miembros del equipo, relaciones de comunicación; se crea el plan para para la dirección del proyecto y el organigrama del mismo. Se debe programar muy bien todos los recuros humanos especialmente los limitados o escazos, de manera que no afecten el desarrollo del proyecto.
Se debe tener en cuenta que al desarrollar este plan se debe considerar y enlazar con todos los planes del Proyecto, de manera que todas las actividades, directas o indirectas del proyecto, hayan sido contempladas. Tambien se debe evaluar los factores ambientales en los que se desarrolla el proyecto, la cultura y estructura de la empresa, políticas de administración de personal, condisiones del mercado, leyes del país, asociacione sindicales, entre otros.
Para que se facilite este desarrollo se puede utilizar organigramas, descipciones de puestos, los cuales indican el primero la gerarquía del proyecto y el flujo de responsbilidades, y el segundo define de manera escrita los roles y responsabilidades de cada persona, en los formatos de la empresa.
Tambien es de suma importancia crear relaciones de trabajo, ya sea de manera formal o informal, puesto que ello contribuye al fluido de la información, en ambos sentidos (Miembros del equipo – Gerente de Proyecto). Se debe tener claro este punto, siempre que sea una comunicación constructiva, y ayude en el buen desarrollo del proyecto.
En este plan se debe contemplar no solo la adquisión y fechas en que se utilizaran los recursos, tambien se deb contemplar el plan de liberación del personal, necesidades de capacitación, la manera de brindar reconocimientos y recompensas, y la seguridad de los miembros del equipo.
2. Adquirir el Equipo del proyecto
Según la Guía del PMBOK “es el proceso de confirmar los recursos humanos disponibles y formar el equipo necesario para completar las asignaciones del proyecto.”[1] Es importante conocer que no todos los recursos del proyecto se adquieren desde el inicio, sino que se van integrando al equipo de trabajo, con el tiempo suficiente para que programen, y ejecuten las actividades que les corresponden.
Este proceso se basa en los documentos generados en el proceso de Desarrollar el plan de Recursos Humanos, por lo que ya se tiene definido los recursos y como serán asignados al proyecto, pero para que este se lleve a cabo el gerente del proyecto debe Verificar la asignación preva, negociar con los gerentes funcionales, para que realmente asignen el persona, y el tiempo que se necesita para el proyecto.
Esta adquicición puede implicar la contratación de servicios externos, por lo que debe programar con ellos las fechas del proyecto, y cuales son los requermientos y la calidad de los entregables.
En proyectos con personas de lugrares geográficos distintos, el gerente del proyecto, deberá adquirir tambien equipos virtuales y equipos remotos, que le permitan una comunicación entre todos los miembros. Correos electrónicos, Internet, videoconferencias, son algunos ejemplos más tipicos.
Con este proceso el gerente del proyecto se asegura la asignación del personal que planificó, se confirma el Calendario de Recursos, y tambien puede surgir una necesidad de modificar el Plan para la dirección del Proyecto.
3. Desarrollar el Equipo del Proyecto
En este proceso se mejoran las competencias y la interacción entre los miembros del equipo, así como el ambiente general, esto para obtener un mejor desempeño del proyecto. En este punto es donde el Gerente del Proyecto pone a prueba sus habilidades para identificar, conformar , mantener, motivar, liderar e inspirar a los equipos, de manera tal que se logren los objetivos y con calidad. Otras habilidades como la empatía, la influencia, la creatividad y la facilitación, son muy importantes cuando se dirige un equipo de trabajo.
Para lograrlo un gerente de Proyecto se puede valer de la capacitación, de crear actividades de Desarrollo del espíritu de equipo, definir reglas básicas, la reubicación, y brindar reconocimientosy recompensas a los miembros del equipo.
Al realizar estas actividades se espera que se mejore el desempeño del equipo de trabajo, lo cual se puede medir mediante las “evaluaciones del desempeño del equipo”. Además, se puede actualizar la administración de personal, los registros de capacitacion de los empleados y evaluación de habilidades.
4. Dirigir el equipo del proyecto
Para dirigir un proyecto se llevan a cabo actividades como: - Monitorear el desempeño de los miembros del equipo. – brindar retroalimentación, - resolver problemas y – gestionar cambios. Se requieren de una serie de habilidades especialmente la comunicación, la gestión de conflictos, la negociación y el liderazgo.
Para realizar una adecuada dirección el gerente de Proyecto debe observar y comunicarse con todos los miembros del equipo, coordinar evaluaciones de desempeño con el fin de retroalimentar constructivamente a los miembros del equipo, descubrir problemas desconocidos o no resueltos, desarrollar planes de capacitacion y establecer objetivos para periodos futuros. Estas evaluaciones se deben valorar según el tamaño y duración del proyecto.
Gestionar adecuadamente los conflictos se puede convertir en una mayor productividad y que las personas tengan un ambiente de trabajo mas positivo. Algunas de los fuentes de conflictos son: escazes de recursos, las prioridades, estilos personales de trabajo. Existen seis tecnicas para laresoluci[on de conflictos:
1- Apartarse / eludir: retirarse de una situacion de conflicto.
2- Suavisar / reconciliar: hacer incapié en los puntos de acuerdo.
3- Consentir: Ofrece soluciones que brinden cierto grado de satisfacción a las partes.
4- Forzar: Impone su propia opinión (Ganar – Perder)
5- Colaborar: expone diferentes puntos de vistas, busca el concenso y el compromiso.
6- Confrontar / resolver problemas: Se trata el conflicto como un problema,se examinan las alternativas, se requiere un dialogo abierto y concesión.
Además se debe llevar un registro de incidentes, donde se indique quien es responsable de la resolución y la fecha límite. De tal manera que se puedan analizar y resolver los obstaculos para llegar a cumplir con los objetivos.
Al llevar a cabo este proceso se debería actualizar la informacion historica y las lecciones aprendidas, las plantillas y los procesos de la organización, se deben gestionar cambios que puedan afectar el Plan de la direccion del proyecto.
Como se mencionó en diferentes procesos, el gerente de Proyecto debe tener muchas habilidades interpersonales, que le ayudarán a llevar a cabo el Plan de Recursos Humanos, entrer las principales según el Libro de Pablo Lledo, están la motivación y el Liderazgo, y nos brinda un resumen de las teorias mas representativas de cada uno.
Tipos de Liderazgo:
1- Directivo: dice qué hay que hacer.
2- Consultivo (Coaching): brinda instrucciones
3- Participativo (Supporting): ofrece asistencia
4- Delegativo (Empowerment): el empleado decide por sí solo
5- Facilitador: coordina a los demás
6- Autocrático: toma decisiones sin consultar
7- Consenso: resolución de problemas grupales
Al ser gerente de un proyecto, se debe tomar diferentes posiciones o diferentes tipos de liderazgo, según cada situación, debido a que aconseja Lledó, que un gerente tiene la suficiente experiencia como para tomar una decisión, sin consenso de todos, pero equilibrar su liderazgo para que no lo vean como un persona totalmente autocrático.
En relación a la motivación nos presente teorías de los autores mas reconocidos:
1- Pirámide de las necesidades de Maslow: “Las personas tienen distintas jerarquías de necesidades, hasta que no están satisfechas las necesidades de los niveles inferiores, no se puede pasar a los niveles superiores.” [2]
2- Teoría “X” y “Y” de Mc Gregor: las personas se pueden clasificar en alguna de estas categorías: Teoría X las personas son incapaces, evitan el trabajo, no adquieren responsabilidades y deben ser controlados por los supervisores. Teoría Y las personas trabajan aunque nos las esten supervisando, asumen compromisos y desean progresar.
3- Teoría de las necesidades de Mc Clelland: (Logro, afiliación o Poder) Segun su necesidad de motivación así sera la actividad que necesita. Logro: la persona necesita metas alcanzables, para poder ser reconocidos. Afiliación: la persona se sentirá motivado trabajando en equipo. Poder: el miembro debe dirigir a otras personas, para sentirse motivado.
4- Teoría Z de Ouchi: Existen tres tipos de empresas: Empresas A (Americanas), empresas J (Japonesas), y empresas Z (Mezcla de las dos anteriores). Las empresas Z se basan en: la confianza, las relaciones estrechas y la sutileza. “Las empresas Z tendrán más probabilidades de exito” Lledó.
Una adecuada Gestión del recurso Humano dentro del proyecto, llevará al cumplimiento de las metas y los objetivos, con beneficios para todos los involucrados, tanto los miembros del equipo, como el gerente del proyecto, los patrocinadores y los steakholders.
Además el llevar una adecuada gestión de los recursos beneficia no solo al proyecto que se está ejecutando, sino que los resultados, mejoras y aprendizajes, serán utiles para futuros proyectos e incluso para las areas funcionales a las que pertenece cada miembro del equipo de trabajo. Mejorando el Know how de las personas, fomentando el crecimiento personal y profesional dentro de la misma empresa.
Es importante que el gerente del Proyecto y su equipo de trabajo, le brinden la importancia necesaria a la gestión del recurso humano, ya que son las personas las que hacen posible que se cumplan los entregables, y si están motivados para hacer su trabajo, la dirección del proyecto será mas fluida y manejable, permitiendo al Genrente del Proyecto atender todas las areas del proyecto.
Bibliografía:
a. LLEDO, Pablo. (2ta Ed) (2009) Director Profesional de Proyectos: como aprobar el PMP sin morir en el intento. Victoria, BC, Canadá: el autor 2009.
b. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (2008). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK) (4ta Ed) Pennsylvania, USA: PMI, 2008.
c. MUÑOZ, Fabio. Guía para la elaboración de un ensayo. Documento electrónico en formato PDF.
Anexo 1 Mapa conceptual
[1] PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (2008). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK) (4to ed) Pennsylvania, USA: PMI, 2008. Capitulo 9, Pág. 225.
[2] LLEDO, Pablo. (Ed.). (2009) Director Profesional de Proyectos: como aprobar el PMP sin morir en el intento. (2a ed) Victoria, BC, Canadá: el autor 2009. Capitulo 9, pág 253.
